Få mere ud af jeres projektdata
De bedst mulige beslutninger for virksomhedens projekter og projektportefølje, kræver det bedst mulige beslutningsgrundlag!
Projekt planlægning er en opgave, der i al sin enkelthed går ud på at samle, ordne og gemme projekt relateret data, som har en mulig konsekvens på projektets tid, ressourceforbrug, økonomi og risici, for herefter at udnytte disse data, til at styre de enkelte projekter, udvikle virksomhedens ressource pool og optimere projektporteføljen.
Det er normalt, at der medgår meget tid på at samle de enkelte projekters data, strukturere dem, indskrive dem i virksomhedens it systemer og rapportere til de forskellige interessenter. I ideal tilstanden havner alle disse data i ét EPPM system, hvorfra man så trækker det nødvendige styringsgrundlag. I langt de fleste tilfælde ender projektdata i flere systemer og ofte i projektrelaterede Word og Excel filer. Første betingelse for at få mere ud af jeres projektdata er, at få samlet projektdata i én database eller få adgang til trække de nødvendige styringsdata fra de aktuelle databaser – det er altså nødvendigt at komme bort fra, at alle gør præcis som de vil i Excel!
Det er også vigtigt at se på, hvilke data der samles ind. For at få medarbejdernes respekt og dermed kvalitet i de aktuelle data, er det vigtigt, at medarbejderne forstår at de rapporterede data er nødvendige for at styre projekterne og virksomheden, og ikke mindst, at data i praksis benyttes til dette. Det skal altså være ”nødvendige og tilstrækkelige” data som indsamles, og der børe være åbenhed omkring rapportering og brug af data. Nødvendige og tilstrækkelige data finder man ved at lave en interessentanalyse – hvilket behov har de enkelte interessenter, og balancerer nytten med arbejdet med at tilvejebringe disse data?
Benytter virksomheden et Enterprise værktøj med en delt database, tilføjer dette i sig selv ekstra berigelse af de indsamlede data, idet databasen i sig selv er en standardisering af projekt data. Hvis data er placeret i flere databaser, er det nødvendigt at strukturer mm. spiller sammen, hvilket også kan være en udfordring.
Når der er orden på data, er det muligt at skabe det styringsgrundlag, de enkelte interessenter behøver, og ikke mindst, så kan dette gøres på den enkelte virksomheds præmisser og tilpasset erfaringer og modenhed. Styringsgrundlag kan være i form af dashboards eller så simpelt som Excel, Word og Power Point præsentationer.
Det er vores erfaring at man med enkle midler og ved at:
- standardisere og forenkle virksomhedens processer
- lave en enkel interessentanalyse
- optimere og balancere dataindsamlingen
- samle data i én EPPM database
hurtigt kommer til at ”tale samme projektsprog”, får et langt bedre styringsgrundlag, bruger mindre tid på dataindsamling og ikke mindst, får mere tilfredse medarbejdere.
