Virksomhedens projektmodenhed

Når man betragter en virksomheds mulighed for at forbedre projekt- og porteføljestyringen, er der mange af vores kolleger der viser det, man kalder ”modenheds-trappen”, med f.eks. følgende fem trin: Ad hoc, Minimal, Standardiseret, Konkurrencedygtig og World-Class – Hvor ligger jeres virksomhed? Hvor vil I gerne hen? Hvordan vil I flytte jer? Og det vil de gerne hjælpe jer med. Ofte ender dette i en udredning som beskriver en ideal tilstand, og vejen derhen kan skræmme livet af de fleste. Lad os for god ordens skyld slå fast: De fleste der arbejder fornuftigt og seriøst med disse PPM forbedringsprojekter, har stor nytte af resultatet, men vi har aldrig set eller hørt om nogen, der er i nærheden af denne idealtilstand. Det tager tid at flytte sig og målet forandrer sig konstant i form af nye, bedre og enklere måder at gøre tingene på. Det er selvfølgelig vigtigt at tænke over virksomhedens modenhed og forbedre denne, men vi mener, at de fleste har størst glæde af en meget mere praktisk tilgang til tingene. For det første, så befinder virksomheder sig ikke på ét niveau, man kan jo f.eks. være verdensmester i at vælge de rigtige projekter, men total mangle styr på ressourcerne. For det andet er det ikke sikkert, at det ønskede eller optimale ”slut-niveau” er det samme, for alle styringsparametre. I stedet anbefaler vi, at man ved hjælp af intern og ekstern erfaring laver et idekatalog, beskriver mulighederne, laver simple cost benefit analyser og så implementerer ”godbidderne” i steps og i et tempo, som medarbejderne kan forstå, uden at det føles som en belastning. Enkle indsatser, som en opdateret projektliste, løbende forventningsafstemning med modtageren, fasemodeller, enkle ressourceestimater, kan ofte føre til forbløffende resultater. Et resultat vi ofte ser er, færre projekter der er i gang samtidigt og deraf følgende kortere gennemløbstider. En anden måde at udtrykke ovenstående budskab på er: Forsøg ikke at spise en elefant i én bid, det er meget lettere i småbidder.