Det er ledelsens ansvar

Hvor meget vil virksomhedens overskud forbedres, hvis jeres dækningsbidrag øges med én procent? Ja for de fleste virksomheder, vil selv en mindre forbedring se rigtig godt ud på bundlinjen. Så mon ikke vi kan gå ud fra, at de fleste har som mål at forbedre projekt- og porteføljestyringen. Når vi besøger virksomheder og diskuterer ”Forbedret PPM”, oplever vi selvfølgelig virksomheder der ”har styr på det”, men oftest oplever vi virksomheder hvor forbedringspotentialet er enormt. Det er interessant, at det ofte er virksomheder der tjener godt, der ikke har styr på PPM – det går jo udmærket uden! Vi kan stille spørgsmål som ”Har I en liste over alle jeres projekter”, ”Har I overblik over hvordan ressourcerne er fordelt på projekterne”, ”Har I et system, så I kan måle fremdriften på projekterne i porteføljen” osv. Det er ikke mange, der kan svare bekræftende på disse spørgsmål. Årsagen til den manglende fokus på forbedret PPM er ofte usikkerhed. Det er svært at finde en løsning på noget man ikke har prøvet før, hvor der er et utal af løsningsmuligheder og hvor man i en eller anden grad inddrager hele virksomheden med forskellige synspunkter og interesser. Men uanset hvad, så er det ledelsens ansvar, at det fungerer – man kan godt have enkelte veldrevne projekter, men man får aldrig en fungerende porteføljestyring uden ledelsens vilje til at gennemføre forandringer. Ledelsens opgaver er f.eks. at orkestrere projektporteføljen og sikre, at de nødvendige ressourcer er til stede, og at der er fremdrift i porteføljen. Har virksomheden fornuftige værktøjer og træffer fornuftige beslutninger, kan man opnå benefits som: Bedre overblik og beslutningsgrundlag, bedre udnyttelse af virksomhedens ressourcer, lønsomme projekter prioriteres, færre projekter i gang samtidigt, kortere gennemløbstid og mindsket stressniveau. Så kære virksomhedsledere, der er ikke nogen vej udenom – overblik giver handlingskraft. I må ind at se på, hvad virksomhedens enkelte enheder behøver af styringsgrundlag, for at de kan træffe fornuftige beslutninger, og se på, hvad der skal til for at fremskaffe og holde disse oplysninger opdaterede. Start med at lave en brainstorming og få listet de forbedringsmuligheder der findes, vurder indsats og konsekvens for de enkelte muligheder. Dette er selvfølgelig ikke nogen eksakt videnskab, men normalt tegner der sig et klart billede af, hvor ”godbidderne er”. Herefter laves der en implementeringsplan for forbedringerne. Det er nødvendigt at tage det step by step (man kan ikke spise en elefant i ét stykke) og med en fornuftig hastighed, så organisationen ikke bliver stresset. Og så er det ”bare” om at komme i gang; det er heldigvis ofte enklere end man tror og resultaterne fantastiske!