Strukturering af data
Muligheden for strukturering af data, herunder muligheden for at indarbejde virksomhedens egne strukturer i projekt- og porteføljestyrings systemerne er af afgørende betydning for, både hvor enkelt det er at arbejde med projekt- og porteføljestyringssystemerne, tilpasningen til de enkelte firmaers rutiner og behov samt mulighederne for at generere det bedst mulige output til de forskellige interessenter. Og har man ikke prøvet det før, kan strukturering af data være svært at forstå og overskue.
Har man et lille projekt er behovet for strukturering lille, har man et større eller stort projekt opstår behovet for at skabe overblik, f.eks. at få nogle overskrifter pr. fase på tidsplanen, lave en tidsplan for sprinkler-entreprenøren eller lave en oversigtstidsplan til kunden. Ønsker man at lave porteføljestyring, er der behov for ekstra strukturer, og der opstår et behov for delvis at benytte samme strukturer i de enkelte projekter.
Struktur opbygges ved at lave forskellige systemer i projekternes data. Ofte er der oprettet at antal standardfelter, som kan benyttes, f.eks.:
- EPS – Enterprise Project Structure, benyttes til at organisere projekterne. F.eks kan projekterne være organiseret efter division og afdeling i virksomheden
- OBS – Organization Breakdown Structure, benyttes til at organisere projekter og aktivitetsgrupper efter virksomhedens organisation; f.eks. efter projektleder og funktionschef
- RBS – Resource Breakdown Structure, benyttes til at organisere de ressourcer, som tildeles de enkelte aktiviteter. Formålet er bl.a. at kunne summere ressourcerne, for at skabe overblik på forskellige niveauer
- CBS – Cost Breakdown Structure, strukturering af projektets omkostninger. F.eks. kan dette være projektets kontoplan eller en nedbrydning af denne
- WBS – Work Breakdown Structure, benyttes til at strukturere projektets aktiviteter. F.eks. kan aktiviteterne organiseres efter fase og system. Specielt projekternes WBS oprettes forskelligt fra projekt til projekt og fra virksomhed til virksomhed.
Vores erfaring er, at opbygning af strukturer er meget vigtig og virksomhederne fejler ofte her, f.eks. fordi ovenstående strukturer ikke er tilstrækkelige, eller man forsøger at lægge for meget information ind i ét felt. Det er derfor vigtigt, at det er muligt at oprette yderligere felter, ikke bare i form af ”fri tekst” felter, men også i form af såkaldte ”validerede” felter, hvor man arbejder med checklister, f.eks. T for testfase. En fejl vi ofte ser, er at der oprettes for mange niveauer i WBS strukturen, f.eks.:
- Niveau 1 – Fase
- Niveau 2 – Lokalitet
- Niveau 3 – System
Her har man populært sagt forsøgt at skære lagkagen på to ledder, idet lokalitet og system konflikter med hinanden, en meget enklere løsning er at lægge lokalitet eller system ud i et eget felt.
Ovenstående viser, at det er vigtigt, at man vælger et software system, hvor det er muligt løbende at udbygge og forbedre strukturerne, og at systemerne tilbyder fleksible værktøjer til at håndtere strukturer, hvilket i praksis vil sige at:
- Sortere – data skal kunne sorteres vilkårligt efter de enkelte datafelter
- Filtrér – det skal være muligt at filtrere på de enkelte datafelter
- Gruppere – når man sorterer data efter et eller flere datafelter, skal det være muligt, at indsætte overskrifter svarende til de aktuelle sorteringer
- Summere – når man summerer data efter et eller flere datafelter, skal det være muligt, at summere data svarende til de enkelte sorteringer, for at skabe oversigts tidsplaner
Eksempler på ”konkrete” strukturer i en projekt portefølje, kunne være:
- Organisation
- Projektleder
- Fase
- Kompetencer
- Systemer
- Geografi
- Lokalitet
- Projekttyper
- Ansvarlige
- Entreprenør/leverandør
Ønsker man at integrere virksomhedens styringssystemer, sker det for at sikre at data kun indtastes én gang, at data genereres på den enklest mulige måde for brugerne, og at alle data kan bruges til at skabe den ønskede information til interessenterne, på den mest effektive måde. Også i denne forbindelse handler det om struktur – ønsker man at udveksle data, kræver det unikke datafelter. Har vi f.eks. 100 kr. til Peter, så er der mange der kan hedde Peter. Ved vi at de er til Peter Petersen så er der færre muligheder, men det er stadig uklart, hvis vi ikke har flere informationer – har vi et personnummer, så er det entydigt. På samme måde er det nødvendigt at skabe entydige systemer. Hvis man f.eks. skal flytte timeforbruget fra Finans-systemet til Projekt- og Portefølje styringssystemet, sker dette ofte på faseniveau – her har man så brug for et entydigt projektnummer, en entydig identifikation af ressourcer samt en entydig identifikation af fasen.
Opbygger man en fornuftig struktur, har man mulighed for at skabe optimal information til de enkelte interessenter, det kan f.eks. være:
- Projektoversigter til ledelsen
- Ressourcebelastning af de forskellige afdelinger, til afdelingslederne
- Oversigtstidsplaner til kunden
- Projektoversigt til projektlederen
- Tidsplaner til de enkelte entreprenører/leverandører
- Checklister til de aktivitets ansvarlige
