Kvalitetssikring af tidsplaner

Vi tror de fleste har set trekanten, der overordnet beskriver projektstyring som håndtering af kvalitet, tid og økonomi. Men har I også tænkt over, at projekter der overholder tidsplanen, normalt også har en fornuftig økonomi og omvendt? Arbejdet med kvaliteten og sikring af tidsplanerne overholdelse er derfor overordentlig vigtig for projektets succes.

I vores daglige arbejde i iPPM ser vi desværre kun få gode tidsplaner, og mange tidsplaner, med plads til forbedring. I denne artikel videregiver vi derfor nogle af vores erfaringer om, hvordan man sikrer kvaliteten af en tidsplan. I mindre projekter udføres planlægningen normalt af projektlederen, der har kendskab til hele projektet. I større projekter er ansvaret delt på flere personer, og der er ofte tilknyttet en planlægger. Planlæggeren kan være en stor hjælp, men husk at planlægningsfunktionen er en servicefunktion – uden adgang til projektkompetencen, bliver resultatet mangelfuldt.

Nedenfor har vi opdelt de nødvendige planlægningsaktiviteter i arbejde, der nødvendigvis må udføres af personer med et kendskab til projektet (i samarbejde med planlægningsfunktionen), og tekniske kontroller, som kan udføres af planlæggere med mere eller mindre indsigt i projektet:

Projektspecifikke kontroller:

• Findes alle relevante aktiviteter/milepæle i tidsplanen? – Og her mener vi alt, der er kritisk for projektet, f.eks. alle input/beslutninger/myndighedsgodkendelser som behøves for at gennemføre projektet, aftalte milepæle herunder interface mellem de enkelte interessenter, eventuelle interfaces til andre projekter, alle kritiske leverancer til projektet inkl. indkøb af disse, tidsplaner for alle underleverandører, alle aktiviteter internt i projektet, tid for granskning og revision af dokumenter, opstart/indkøring inkl. fejlrettelse og udarbejdelse af slutdokumentation.
• Til hver aktivitet bør der knyttes en person, der er ansvarlig for data vedr. aktiviteten og senere statusrapportering for aktiviteten.
• Alle aktiviteter skal være veldefinerede og af en fornuftig varighed (f.eks. maks. 2 gange afstanden mellem projektmøderne).
• Er alle afhængigheder mellem aktiviteterne registreret? – Dette er uhyre vigtigt og kan kun udføres af den aktivitets ansvarlige. Desværre er det et hårdt arbejde, man må ganske enkelt sætte sig i fred og ro og gennemgå forgængere og efterfølgere for alle aktiviteter. Er alle forudsætninger til stede når aktiviteten påbegyndes? (Forgængere) og hvorfor laver vi aktiviteten? (Efterfølgere). Væsentlige fejl mht. kritiske bindinger betyder, at beregning af kritisk vej og slæk er ubrugelige.
• Eventuelle ”låsninger” – F.eks. “Start ikke tidligere end”, delleverancer osv. skal registreres.
• Det er forskelligt fra branche til branche, hvor meget vægt der lægges på ressource planlægning, men ofte er det nødvendigt at vurdere, hvor meget arbejde aktiviteten indeholder og hvilke ressourcer der er passende for at få greb om varigheden. Det er vores erfaring, at seriøs ressourceplanlægning næsten altid synliggør nogle fremtidige problemer/konflikter, som så kan løses inden de bliver alvorlige.

Tekniske kontroller:

• Check, at der findes en ansvarlig person på alle aktiviteter og at disse personer arbejder seriøst med tidsplanen – det er den ansvarlige person, der leverer det faglige input til aktiviteten og rapporterer løbende, hvor langt aktiviteten er kommet.
• Findes alle relevante aktiviteter/milepæle i tidsplanen? – Planlæggeren gennemgår projektet og de vigtige dokumenter, og laver en ekstra kontrol af om alle aktiviteter er med.
• Findes alle relevante bindinger med? – Planlæggeren kan her hjælpe med ekstra kontroller.
• Er alle relevante felter udfyldt for de enkelte aktiviteter? – Forudsætter, at der er aftalt en række strukturer og andre oplysninger som skal registres for projektet.
• Kan der genereres komplette tidsplaner (views) for et antal forskellige niveauer (Level 1, 2, …) og andre grupperinger/sorteringer.
• Beregning og analyse af slæk, kritisk vej mm.

Det fremgår af ovenstående, at tids- og ressource planlægning kræver en seriøs indsats af mange af projektdeltagerne, men det er alle indsatserne værd. Mange udfordringer og konflikter kan løses med små tiltag, hvis de lokaliseres i tide; sker dette ikke, kommer man i situationer hvor der f.eks. mangler myndigheds godkendelser, beslutninger fra bygherren, materialer, der mangler ressourcer eller der er alt for mange der skal arbejde på samme sted samtidigt.

En god planlægger er en fantastisk støtte til projektet; har planlæggeren meget erfaring, en sjette sans eller intuition, som indikerer hvor problemerne opstår, kan han/hun synliggøre kommende mulige problemer i projektet og holde fast i, at der skal findes løsninger. Nogle praktiske eksempler på succeser:

• Man startede fremskaffelse af driftspersonale til en højteknologisk fabrik 1 år før driftsstart – i modsætning til tidligere, lignende projekter, startede fabrikken op uden større problemer.
• En simpel analyse af behovet for QA personale til granskning af dokumenter, viste en periode, hvor behovet var det dobbelte af den aktuelle bemanding – der var tid til at skaffe ekstra personale.
• Udarbejdelse og optimering af en tidsplan for myndighedsgodkendelse af nyt fabriksanlæg, blev udført i samarbejde med kommunen – virksomheden flyttede ikke til nabokommunen.

Er der tale om store og komplekse projekter, og vil man sikre sig yderligere, er det en rigtig god idé at lave en risikoanalyse på tidsplanen og what-if planer for de store risici.