Valg af projekt- og porteføljestyringssystem

Det er en udfordring at skulle vælge et projekt- og porteføljestyringssystem (i det følgende kaldt PPM system). Der er ekstremt mange systemer på markedet, det er svært at skaffe sig et overblik, systemerne er meget forskellige og som kunde står du overfor nogle professionelle leverandører, som du måske ikke er i stand til at matche. Mange større virksomheder vælger derfor at få rådgivning af et af de store konsulentfirmaer, hvilket ofte er en dårlig ide, da disse firmaer heller ikke besidder den nødvendige kompetence og man dermed afskriver sig muligheden for at opbygge generel kompetence om PPM systemer. For at illustrere situationen: Forestil dig at din virksomhed har et transportbehov; du har researchet lidt og udelukket fly ….. og er kommet frem til, at du behøver en bil. Du kontakter tre velrenommerede forhandlere og de kommer og viser dig hhv. en bus, en lastbil og en Fiat 500. Hvilken af mulighederne skal du vælge? Dette er selvfølgelig et tåbeligt spørgsmål, men det illustrerer, at man må gøre sig klart, hvilke behov man har, og er man ikke i stand til det, må man søge hjælp. Illustrationen viser, at der også kan være overraskende løsninger. Nedenfor har vi beskrevet en fremgangsmåde til at finde et PPM system, som vi mener er overkommelig, og som på den enklest mulige måde fører til et godt resultat.

Interessenter: Start med at liste de interessenter der skal have nytte af PPM systemet, det kan f.eks. være:

  • Direktion
  • Salgsafdeling
  • Økonomiafdeling
  • Kvalitetsafdeling
  • Projektkontoret
  • Afdelingsledere
  • Projektledere
  • Arbejdsledere
  • Projektmedarbejdere
  • Myndigheder

Lav en kort beskrivelse af de enkelte interessenters krav/behov – hvis der eksisterer nogle velfungerende rapporter og rutiner, så tag udgangspunkt i disse. Opdel gerne kravene i ufravigelige krav, prioriterede ønsker og ønsker. I forbindelse med behov/krav bør følgende overvejes:

  • Det har kostet mange kræfter at indarbejde eksisterende rutiner i virksomheden, så velfungerende rutiner bør bevares
  • Økonomi – Hvor meget arbejde kræver de enkelte krav i den daglige drift? Nytten skal selvfølgelig være væsentlig større
  • Bliver det færdige system enkelt og konsistent?
  • Er det muligt at implementere systemet successivt, uden at det bliver en stor belastning for organisationen (man kan ikke spise en elefant i ét stykke)

Firmaets og medarbejdernes modenhed spiller selvfølgelig også en stor rolle, og det er vigtigt at kompleksiteten af PPM systemet balanceres med de kompetencer, som findes i organisationen. Alt for ofte bruges manglende modenhed dog som en undskyldning for, ikke at starte forbedringsprojekter, hvilket netop ofte er et udtryk for manglende modenhed – det kan f.eks. aldrig skade ”at tænke sig om” med f.eks. en projektoversigt, planlagte start og slut, estimere ressourceforbrug osv.

Behov: Vi har i mange år arbejdet med den ”klassiske” projektstyring, som er beskrevet i mange lærebøger og i PMI/ISO standarderne, og disse teorier holder selvfølgelig stadig. Imidlertid er der også vokset andre filosofier frem, mange firmaer fokuserer på styring af ressourcer i stedet for aktiviteter, og de fleste har vel hørt om Lean og Agile. Diskuterer man PPM med disse mennesker, er man en ”død mand”, når man begynder at snakke om bindinger, beregning, kritisk linje osv. – det gider de ikke! Samtidigt må vi erkende, at det er vanskeligt at få ikke-fultids brugere til at bruge de klassiske systemer – de gider heller ikke! Det forskellige syn på projekt- og porteføljestyringsværktøjer kan f.eks. f.eks. illustreres med følgende overordnede krav, set fra henholdsvis det ”klassiske” perspektiv og fra it siden.

  • Data gemmes i en relations database
  • Fornuftig brugeradgang-/håndtering
  • Funktionalitet til tidsplanlægning, ressourcestyring og porteføljestyring, inkl. grafik i rimelig kvalitet (gantt kort og histogrammer)
  • Funktionalitet til beregning af tidsplaner, inkl. kritisk sti
  • Skalerbarhed
  • Funktionalitet til filtrering, sortering, gruppering og summering af data
  • God funktionalitet til fremdriftsrapportering af projekter
  • God funktionalitet til udskrift af rapporter
  • Mulighed for import/eksport (integration) af data til databasen

Eller

  • Webbaseret
  • Flot grafik
  • Enkelt og overskueligt overblik for flere projekter
  • Enkel styring af deadlines
  • Mulighed for at koble flere personer til samme projekt
  • Mulighed for Agil projektstyring med SCRUM og KANBAN, Burndown charts og nem styring af backloggen
  • Mulighed for at kommentere på aktiviteter og kunne oprette “underaktiviteter”

Ovenstående illustrerer, at ”one size doesn’t fit all”! Brugernes rolle i organisationen spiller også en stor rolle, når man beskriver virksomhedens behov for PPM systemer. Der er en stor forskel på at operere en organisation med fuldtids planlæggere og en organisation hvor store som små projektledere selv skal operere systemet. I det første tilfælde betyder det ikke noget, at man skal bruge en til to uger på at komme godt ind i systemer, i det andet tilfælde er en halv dag måske den maksimale tid der kan bruges. Et krav om kort indlæringstid betyder ikke automatisk, at man skal vælge de ”mindre”, enkle systemer. Ofte vil de større systemer kunne brugertilpasses, så man bestemmer hvem der må hvad og hvordan, og dermed rammer firmaets ønsker bedre.

Implementering: Det vigtigste krav til PPM systemet er, om det overhovedet kan implementeres i organisationen. Dette kan være en stor hurdle og oftest er det årsagen, hvis man mislykkes. Måske stiller man for store krav til organisationens modenhed, der er valgt en for stor detaljeringsgrad, det er alt for stort et arbejde at holde systemet opdateret, eller den typiske danske indstilling, at medarbejderne ikke synes at det er meningsfuldt og derfor ikke ”gider”. En typisk situation kan være kan være en presset projektleder, hvor man stiller krav om at forbedre tidsplanlægningen – svaret kan f.eks. være ”skal jeg lave projektet færdigt til tiden eller lege med dit nye system?”. ”Alt bør laves så enkelt som muligt men heller ikke enklere” Einsteins citat, kan måske give stof til eftertanke, i forbindelse med implementeringen. For at vurdere, om det er muligt at implementere det ønskede PPM system, lister man de ufravigelige krav og beskriver det nødvendige arbejde med at drifte systemet – altså hvor meget arbejde kræver det at holde data opdaterede, og er det realistisk at virksomhedens ledelse kan få medarbejderne til at holde disse data opdaterede. Ønsker man f.eks. at skabe overblik over virksomhedens projektportefølje og ressource behov, kræver det at samtlige projekter findes i systemet. Med dette som grundlag, diskuteres implementeringen med virksomhedens ledelse. Har ledelsen forstået konsekvenserne, og er de villige til at gennemføre de nødvendige tiltag? Ofte vil diskussioner af denne type, føre til ændringer i kravlisten. En stor hjælp i forbindelse med implementeringen kan være en medarbejder, som fungerer som en katalysator. Stiller man krav til en projektleder om forbedringer, er det en styrke hvis man også kan tilbyde hjælp, så det ikke bliver for stor en belastning. Et eksempel på dette, var en Primavera implementering i et større firma hvor man implementerede PPM systemet løbende pr. afdeling. ”Katalysatoren” flyttede ind i første afdeling og blev der, til PPM systemet fungerede, flyttede derefter til næste afdeling osv.

Grovsortering: Søger man på internettet, finder man hurtigt flere hundrede PPM systemer og man er selvfølgelig nødt til at lave en grovsortering. Til et vist niveau er dette enkelt, da systemerne er meget forskellige og mange har dårligere referencer og manglende soliditet hos udviklerne. I artiklen PPM systemer på markedet, har vi fundet 40 systemer som vi tror er relevante for de fleste. Men igen, disse systemer er meget forskellige, og med en kravliste i hånden, læsning af diverse websider og måske nogle opkald til diverse potentielle leverandører, kan listen på de 40 systemer reduceres til et rimeligt antal. De aktuelle systemer man ender med, er selvfølgelig helt afhængige af branche, behov, modenhed osv.

Finsortering: Når der gennemført en grovsortering er det tid til at se nærmere på de tilbageværende systemer, og her er det vigtigt, at du skal have initiativet, for det kan være en ulige kamp. Du står overfor leverandører, der hurtigt gennemskuer virksomhedens ”pains” og ved hvilke knapper der skal trykkes på. Vi foreslår derfor, at du laver et ”lille” testeksempel som illustrerer de vigtige krav, virksomheden har – eksemplet skal ikke være mere omfangsrigt, end det kan køres igennem på mellem en halv og hel time. Bed leverandøren starte med et tomt system og køre eksemplet igennem, på denne måde tester du leverandørens kompetence, du ser om systemet ”tænker” på samme måde som du gør, du tester om den vigtigste funktionalitet er til stede osv. Til sidst skal leverandøren selvfølgelig have mulighed for at vise dig det han mener, er unikt ved systemet. Alt dette bør kunne gennemføres på et par timer pr. system og det kan selvfølgelig også laves som en web demo. Test eksemplet skal som nævnt være enkelt – f.eks.:

  • Opret en ressourcedatabase med 3 ressourcer
  • Opret eksempel på struktur
  • Opret et projekt
  • Opret 5 aktiviteter inkl. ressourcer og struktur i projektet
  • Beregn projektet
  • Rapporter fremdrift på et af projekterne
  • Kopier projektet et antal gange, så der er en projektportefølje
  • Lav et antal af de rapporter m.m., som organisationen efterspørger

Emner som også kan være interessante at teste/diskutere, er:

  • Enkelt-/flerbruger/netværk
  • Multiprojektfunktioner
  • Kapacitet/hastighed
  • Data/funktioner (tid/res./øko)
  • Import/eksport
  • Struktureringsmuligheder
  • Brugertilpasning
  • Udskrift/grafik
  • Økonomi
  • Dokumentation af historien
  • Uddannelse/support

Prisen på systemet er selvfølgelig af betydning, men her skal man huske at det er totaløkonomien, der skal optimeres, altså summen af anskaffelse af systemet inkl. alle nødvendige SW produkter (f.eks. databasen), nødvendigt HW, supportafgifter og ikke mindst de driftsomkostninger der er, ved at føde systemet med data og producere den nødvendige rapportering (datahåndtering er normalt den største omkostning).

Er det er godt valg? Finsorteringen fører forhåbentlig til et foretrukket valg, som du kan teste. Lav en testinstallation og simuler et projektforløb; tag f.eks. udgangspunkt i test eksemplet og udvid dette med flere data. Lav eksempler på rapportering mm. og præsenter det hele for organisationen. Hvis testen falder fornuftigt ud og organisationen kan lide det de ser, har du sikkert valgt rigtigt – og I kan starte implementeringen. Hvis der opstår problemer, er det tid til selvransagelse, og en del af valgprocessen skal køres igennem igen – forskellen er nu, at du har meget større viden og derfor sikkert vælger det rigtige system!

Sammenfatning: Valg af system, har noget at gøre med:

  • Brugervenlighed
  • Organisationens disciplin
  • Organisationens modenhed
  • Funktionalitet
  • Fleksibilitet
  • Hastighed
  • Pris på software
  • Pris på hardware
  • Supportafgifter/-kvalitet
  • Driftsomkostninger

Konklusion! Hvis brugerne opfatter arbejdet med systemet som spild af tid, kommer det aldrig til at fungere – så brugen af PPM systemet skal være tilpasset organisationens modenhed, det skal være meningsfyldt og nyttigt at bruge systemet, så får man succes!

Citat fra australsk farmer: Jeg valgte en Rolls-Royce fordi det var den eneste bil der har høj komfort og som jeg kunne få leveret med en adskillelse mellem forsæderne og bagsæderne så jeg kan smide et par får ind bagi uden at det lugter!